ITFM - Aufbau eines Governance- und Process Frameworks​

Wir entwerfen oder verfeinern einen Governance-Rahmen, der die Rollen, Verantwortlichkeiten und Genehmigungsprozesse der IT-Finanzen klärt.

Business Problem

Ohne ein klar definiertes Governance-Modell und standardisierte Finanzprozesse kommt es in Unternehmen zu einer uneinheitlichen Berichterstattung, zu langsamen Genehmigungen und zu Unklarheiten hinsichtlich der Budgetverantwortung. Diese Desorganisation untergräbt die Rechenschaftspflicht und behindert jeden Versuch, genaue Prognosen zu erstellen.

Vorbedingungen

• Die Bereitschaft der Organisation, bestehende Finanzprozesse zu standardisieren (und möglicherweise zu überarbeiten).
• Einige Basisdaten darüber, wer IT-Budgets genehmigt, wie Kosten beantragt werden und wo die endgültige Verantwortung liegt.
• Abgeschlossene oder laufende Bewertungs- und Strategiearbeiten, um die wichtigsten Governance-Lücken aufzuzeigen.​​​

Common Pitfalls

• Komplexe Verwaltung: Die Prozesse werden bürokratisch und langsam.
• Siloübersicht: IT, Finanzen und Geschäftsbereiche gehen unterschiedlich vor.
• Unzureichende Ausbildung: Selbst ein solider Rahmen versagt, wenn den Beteiligten nicht beigebracht wird, wie und warum sie ihn befolgen sollen.
• Versäumnis, sich anzupassen: Keine Aktualisierung der Governance, wenn die Organisation reift oder sich verändert.​​​​​

Value Journey

• SmartStart: Identifizieren Sie minimale Rollen (Budgetverantwortlicher, Genehmiger) -> Legen Sie einfache Regeln für die Kostenerfassung fest -> Dokumentieren Sie einen einfachen Prozess zur Vereinheitlichung der Dateneingabe.
• Walk: Abbildung detaillierter Arbeitsabläufe für Budgetgenehmigungen, Kostenzuweisungen und monatliche/quartalsweise Überprüfungen -> Formalisierung von RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) -> Sicherstellung der Einhaltung der allgemeinen Unternehmensrichtlinien.
  
• Run: Einführung einer Governance für Prognosezyklen (z. B. rollierende Prognosen, Genehmigung von Szenarien) -> Einrichtung funktionsübergreifender Ausschüsse zur Überprüfung der Prognosegenauigkeit und zur Verfeinerung der Budgets -> Einführung komplexerer Richtlinien zur Anpassung von Ressourcen und Kosten
  
• Fly: Einbettung von Wertmanagementprozessen: Messung des ROI oder des Kapitalwerts bei großen IT-Initiativen -> Dynamische Anpassung der Governance an veränderte Geschäftsstrategien

  -> Integration strategischer Lenkungsausschüsse für die Entscheidungsfindung auf hoher Ebene

Unser Angebot

SmartStart:

• Erste Identifizierung der Governance: Grundlegende Rollen für die Einreichung und Genehmigung von Kosten.
• Einfache Prozessabläufe: Leichter Schritt-für-Schritt-Ansatz für die Kostenerfassung in ServiceNow ITFM.
• Intro Dokumentation: Schnellreferenz für Mitarbeiter zur Gewährleistung einer konsistenten Kostenerfassung.

Walk:

• Detailliertes Governance-Modell: Formale Rollen für Budgetverantwortliche, Genehmigende und Finanzaufsicht.
• Prozess-Mapping: Flussdiagramme oder BPMN-Diagramme für Budgetanträge, Rechnungsgenehmigungen, Monats-/Vierteljahresabschlüsse.
• Dokumentation von Richtlinien und Verfahren: Offizielle Richtlinien für die Kosteneinstufung.

Run:

• Governance für Vorhersagezyklen: Planung von Prognosekontrollpunkten, Szenarioüberprüfungen.
• Funktionsübergreifende Ausschüsse: Formelle Ausschüsse, die IT, Finanzen und Wirtschaft für eine integrierte Planung verbinden.
• Integrationssteuerung: Richtlinien zur Gewährleistung der Datenkonsistenz über mehrere Systeme hinweg.

Fly:

• Wertmanagement-Prozesse: Governance-Modell zur Erfassung von ROI-, TCO- oder Nettowertmetriken.
• Dynamische Governance-Updates: Mechanismen zur kontinuierlichen Anpassung an sich verändernde Märkte oder Strategien.
• Einrichtung eines Lenkungsausschusses: Aufsicht auf hoher Ebene zur Verknüpfung von Finanzentscheidungen mit der Unternehmensstrategie.

Warum Capture?

• Governance-Erfahrung in der Praxis: Wir haben Governance-Strukturen in zahlreichen Branchen entwickelt und dabei die "Elfenbeinturm"-Falle vermieden.
• Gleichgewicht zwischen Kontrolle und Flexibilität: Wir wissen, wie man Governance richtig dimensioniert, damit sie robust und dennoch flexibel ist.
• Langfristige Skalierbarkeit im Fokus: Unsere Frameworks entwickeln sich mit der zunehmenden ITFM-Reife Ihrer Organisation weiter und gewährleisten so eine kontinuierliche Relevanz.​