Willkommen in der Zukunft des Projektmanagements! Wir freuen uns, Ihnen unsere auf ServiceNow basierende KI-Lösung vorzustellen, die die Erstellung von Projektstrukturplänen und das kompetenzbasierte Ressourcenmanagement optimiert.
KI verbessert nicht nur Aufgaben und Zuweisungen auf Projektebene, sondern auch die Datenqualität, die für Entscheidungen auf Portfolioebene unerlässlich ist. Zuverlässige, granulare Daten aus einzelnen Projekten ermöglichen eine bessere Ressourcenzuweisung, Risikobewertung und strategische Planung und verändern so die Art und Weise, wie wir Projektportfolios verwalten.
Dieser Anwendungsfall wurde durch das Thema der PM Conference 2024 inspiriert und speziell für diese Veranstaltung umgesetzt. Er soll die Fähigkeiten der KI demonstrieren, wenn sie richtig in unsere bestehenden Projektmanagement-Tools integriert wird. Die gezeigte Funktionalität kann in verschiedenen Anwendungsfällen eingesetzt werden, aber im Moment konzentrieren wir uns auf diesen.
Das KI-Modell wurde vorkonfiguriert, trainiert und angepasst, um diese Demonstration zu unterstützen. Dies ist ein interner Proof of Concept, um unsere Zukunftsvision zu validieren. Wir erklären das gezeigte Szenario und wie der Capture AI Assistent die Ressourcenallokation verbessern kann.
Das Service Portal:
Das Serviceportal wurde entwickelt, um eine modernere, intuitivere und mobilfreundlichere Erfahrung zu bieten. Es ermöglicht den Benutzern, Anfragen zu stellen, auf Informationen zuzugreifen und Vorfälle zu verfolgen, ohne durch die komplexere Backend-Schnittstelle von ServiceNow navigieren zu müssen.
Jetzt ist es mit Now Assist untergestützt, das intelligente, kontextbezogene Vorschläge und Benutzerreaktionen durch Chatbots liefert und so die Self-Service-Erfahrung verbessert.
Wir haben Now Assist in unsere trainierte OpenAI integriert.
In diesem Beispiel hat unser Projektmanager ein neues Projekt beantragt und die wichtigsten Details angegeben.
„Wir haben ein neues Büro gekauft, in dem die Wasser- und Klimaanlagen überprüft werden müssen. Die Projektdauer und die OPEX-Kosten werden auf der Grundlage der Projektaufgaben und der Ressourcennutzung bestimmt“.
KI wurde speziell für Facility-Projekte ausgebildet. Sie hat bereits mehrere Projekte in diesem Bereich durchgeführt und gelernt, wie man mit Anfragen aus diesen Aktivitäten umgeht.
Damit haben die Nutzer eine zentrale Anlaufstelle für alle ihre Anfragen und Vorfälle. Mit unserer Integration können sie sogar ein Rahmenprojekt erstellen, indem sie einfach die wichtigsten Details angeben.
Project Workspace
Project Workspace bietet einen umfassenden Überblick über wichtige projektbezogene Daten und Tools und ermöglicht eine bessere Kontrolle und Sichtbarkeit von Projekten, Aufgaben und Ressourcen.
Die KI hat das Rahmenprojekt erstellt, benötigt aber noch wichtige Informationen wie die Projektaufgaben und den Business Case.
Unsere Umfrage unter Projektmanagern verschiedener Unternehmen hat ergeben, dass eine der größten Herausforderungen darin besteht, manuelle Aufgaben wie das Ausfüllen des Business Case zu erledigen. In vielen Fällen fügen sie „TBD“ (“to be determined”) in die Beschreibung ein, was zu einem späteren Zeitpunkt zusätzliche Arbeit für mehrere Beteiligte bedeutet.
Auch bei diesen manuellen Aufgaben können wir uns auf die KI verlassen. Sobald wir die Option „KI-Unterstützung“ wählen, füllt unser KI-Modell den Geschäftsfall aus und erstellt die Projektaufgaben auf der Grundlage seiner historischen Daten.
Die KI hat nicht nur die Projektaufgaben erstellt und damit die Projektlänge definiert, sondern auch die für die einzelnen Aufgaben erforderlichen Kompetenzen angegeben und eine kurze Beschreibung geliefert.
Alle diese Daten, wie z.B. die Projektdauer, können vom PM durch einfaches Drag & Drop oder durch Texteingabe angepasst werden.
Ressourcenzuweisung
Wir brauchen Arbeitskräfte, um diese Aufgaben zu erfüllen. Unten unter „Ressourcenzuweisung“ steht „Keine Datensätze zum Anzeigen“, aber das wird sich bald ändern.
Eine der Hauptfunktionen von ServiceNow und der Capture AI-Integration besteht darin, nicht nur nach verfügbaren Ressourcen zu suchen, sondern auch nach den erforderlichen Fähigkeiten, die von der KI für die ausgewählte Aufgabe angegeben werden.
Wie man sieht, entspricht die zugewiesene Person den geforderten Kompetenzen und steht für die Projektaufgabe voll zur Verfügung.
Fazit
Dank der in ServiceNow integrierten Capture AI-Funktionen konnten wir:
- Ein Projekt schnell zu initialisieren, indem wir Informationen auf hoher Ebene bereitstellen.
- Den Business Case zu definieren und damit manuelle, zeitaufwändige Aufgaben zu eliminieren.
- Projektaufgaben zu erstellen und Anforderungen basierend auf früheren Projekten zu spezifizieren.
- Verfügbare Ressourcen mit den erforderlichen Fähigkeiten zuweisen.
Schließlich untersuchen wir weitere Themen des Ressourcenmanagements für zukünftige Möglichkeiten, wie z.B. die automatische Aktualisierung von Ressourcenfähigkeiten auf der Grundlage der durchgeführten Aufgaben und die Erweiterung der allgemeinen Fähigkeiten in ähnlicher Weise.
All dies würde durch Workflows mit Genehmigungsverfahren erreicht werden.
Darüber hinaus untersuchen wir die Möglichkeit, eine Umstrukturierung auf Portfolioebene auf der Grundlage von Projekt- und Aktivitäten-Rankings zu ermöglichen, einschließlich Simulationen und der erforderlichen Change-Management-Aufgaben auf der Projektseite.
Bleiben Sie dran für weitere KI-Anwendungsfälle!