Wie hält sich in Ihrem Unternehmen aktuell die Waage zwischen operativer und strategischer Projektarbeit? Unserer Erfahrung nach bedarf es in projektintensiven Organisationen für ein optimales Gleichgewicht regelmäßige Projektportfolio-Analysen. Nur so kann der bestmögliche Ressourceneinsatz mitsamt einer fokussierten Zielstrategie sichergestellt werden.
Lesen Sie in diesem Capture Blog-Beitrag:
- Wie Sie mit PPM Ihr Projektportfolio strategisch steuern können
- Welche Daten für eine Projektportfolio-Analyse nutzbar sind
- Woran Sie eine professionelle Projektmanagement-Organisation erkennen
Projektportfoliomanagement: Eine operative und strategische Verantwortung
Die Professionalisierung von Projektmanagement-Organisationen kann durch die Einführung eines Project Management Offices oder einer Projektportfoliomanagement-Software deutlich vorangetrieben werden. Fortbildungsmaßnahmen rund um Projektmanagement-Methoden steigern zusätzlich die Mitarbeitereffizienz. In Kombination mit den erforderlichen zeitlichen Ressourcen und strukturellen Rahmenbedingungen für eine strategische Reflexion und Steuerung des Projektportfolios halten Sie alle Trümpfe in der Hand!
Projektportfolio-Analyse: Kennzahlenbasierte Entscheidungen statt Bauchgefühl
Mit PPM-Software erhalten Sie kennzahlenbasierte Projektportfolio-Analysen auf Knopfdruck. Wenn die Datenerfassung in Ihrer Projektarbeit vernünftig definiert ist und alle Projektmitarbeiter dazu beitragen, können Sie Ihr Projektportfolio mühelos strategisch steuern. Die Liste möglicher Kennzahlen ist lang: Finanz-, Prozess-, und Personalkennzahlen können durch qualitative Erhebungen wie zum Beispiel zur Kundenzufriedenheit laufend erweitert werden. Sinnvoll ist zunächst der Fokus auf einige wenige Performance-Indikatoren, um die Mitarbeitermotivation zur Dateneingabe konstant hochzuhalten. Unterstützt wird sie durch Visualisierungen zentraler Kennzahlen, die unterschiedliche Projekte in Relation zueinander stellen. Klassische Management-Tools wie die Balanced Scorecard oder PMO-Dashboards sind Ihr strategisches Cockpit, auf das Sie in Ihrer Arbeit in Zukunft definitiv nicht mehr verzichten wollen!
Abb.: Balanced Scorecard - Projektpriorsierung
Projekte richtig priorisieren: Die Ranking-, Scoring- und Domain-Methode
Eine Projektportfolio-Analyse beschränkt sich nicht nur auf die Bewertung laufender Projekte, sondern ermöglicht treffsichere Entscheidungen entlang des ganzen Projektlebenszyklus, angefangen bei der Ideen- und Projektauswahl. Doch Objektivität ist stets eine Frage der Perspektive, und je nachdem welche Entscheidungskriterien herangezogen werden, kann das Resultat unterschiedlich ausfallen. Mit PPM-Lösungen können Sie sowohl einfache als auch komplexe Portfolio-Analysen durchführen:
- Bei der Ranking-Methode wählen Sie ein paar wenige Vergleichskriterien aus (Return on Investment, Kosten, Personaleinsatz) und ranken die Projekte wie bei einem Sportwettbewerb. Die daraus resultierende Projektpriorisierung gibt dann die weiteren Entscheidungsschritte vor: zum Beispiel welche Projekte gepusht, stärker überwacht oder mitunter gar beendet werden.
- Die Scoring-Methode ermöglicht ein differenzierteres Abbild der Unternehmensprojekte, indem mehrere Vergleichskriterien herangezogen und je nach Projekt unterschiedlich gewichtet werden. Eventuell spielen in einem Projekt die Dimensionen Risiko und Compliance durch den Einsatz neuer Technologien oder strenger Branchenregularien eine besondere Rolle, in einem Standard- oder Folgeprojekt hingegen kaum. Ein direkter Vergleich dieser Variablen und Projekte wäre daher wenig sinnvoll, ist es im Zusammenspiel mit anderen gewichteten Faktoren jedoch sehr wohl. Das Analyseresultat könnte auch hier ein Projektranking sein, wobei die Ergebnisse in einer Entscheidungsmatrix aufgeschlüsselt noch aussagekräftiger sind.
- Die Domain-Methode unterstützt einen dezentralen Beurteilungsprozess, was einen standardisierten Vergleich aller Unternehmensprojekte zunächst erschwert. Bei einer großen Anzahl an Unternehmensprojekten kann es dennoch sinnvoll sein, erstmal abteilungsintern eine Projektpriorisierung durchzuführen, um diese in Folge mit den Ergebnissen anderer Abteilungen abzugleichen.
Ein hoher Reifegrad digitalisierter Projektorganisation ist daran zu erkennen, dass die Effizienz- und Wertsteigerung der operativen Projektarbeit bemessen und nachvollzogen werden kann. Regelmäßige Projektportfolio-Analysen schaffen Transparenz und eine solide Diskussionslage für anspruchsvolle Stakeholder.
Capture Demo Session: Portfoliomanagement statt reine Projekt-Listen
Sie wollen mehr Einblicke in modernes Projektportfoliomanagement gewinnen und Projektportfolio-Analyse live in Aktion sehen? Dann melden Sie sich jetzt für das Capture On-Demand Webinar mit unseren PPM-Experten an.