Optimieren Sie die Ressourcenzuweisung und beseitigen Sie Kapazitätsengpässe in Ihrem gesamten Portfolio.
Unternehmen, die mit der Ressourcenzuweisung zu kämpfen haben, stehen oft vor denselben wiederkehrenden Herausforderungen:
- Teams sind überlastet, Manager haben Schwierigkeiten,
- Die Kapazitätsauslastung effektiv zu verfolgen,
- Begrenzte Einblicke in den Aufwand für strategische Arbeit im Vergleich zu operativen Aufgaben.
Dies führt zu einer Reihe von Problemen, die die Projektabwicklung und strategische Initiativen beeinträchtigen.
Capture SmartStart, unser bewährtes Servicepaket, bietet jetzt eine 4-wöchige Implementierung, einschließlich Ressourcenmanagement innerhalb von ServiceNow Strategic Portfolio Management und sorgt so für sofortige Klarheit und Kontrolle über Ihr wertvollstes Kapital: Ihre MITARBEITER.
In diesem Artikel erfahren Sie:
- Wie Capture SmartStart das Ressourcenmanagement in Unternehmen erleichtert.
- Ein klarer Implementierungsweg auf Basis von ServiceNow SPM in nur 4 Wochen, wobei eine Woche dem Ressourcen- und Portfoliomanagement gewidmet ist.
Was ist Resource Management?
Ressourcenmanagement ist die strategische Fähigkeit, Personalressourcen über Projekte, Anforderungen und operative Aktivitäten hinweg effektiv zu planen, zuzuweisen und zu optimieren. Es bietet Transparenz hinsichtlich Kapazitäten, Auslastung und Ressourcenengpässen und ermöglicht gleichzeitig datengestützte Entscheidungen über die Zuweisung von Ressourcen und Investitionen.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- Verbesserte Transparenz hinsichtlich der Ressourcenkapazität und -auslastung über Teams und Rollen oder gesamte Abteilungen hinweg.
- Verbesserte Prognosen durch die Verfolgung des tatsächlichen Aufwands im Vergleich zum geschätzten Aufwand.
- Strategische Ausrichtung durch Priorisierung der Ressourcenzuweisung für hochwertige Initiativen.
- Identifizierung von Engpässen, um Kapazitätsengpässe proaktiv anzugehen.
- Kostenoptimierung durch bessere Ressourcenplanung und Zuweisungsentscheidungen.
Das Ressourcenmanagement schafft einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen, da es Projektmanagern ermöglicht, die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt zu sichern, und Führungskräften Einblicke auf Portfolioebene in Ressourcenengpässe und Investitionsentscheidungen bietet.
Es verbessert das Projektportfoliomanagement, indem es eine realistische Ressourcenplanung gewährleistet, Szenario-Modellierungen für die Kapazitätsplanung ermöglicht und die Grundlage für zuverlässige Projektabwicklungszusagen schafft.
Der Capture SmartStart Vorteil
Es war noch nie so einfach! Wir haben unsere mehr als 15-jährige Erfahrung mit zahlreichen Implementierungsfällen gebündelt, um Ihnen dabei zu helfen, Ihren Ressourcenmanagementprozess auf die effektivste Weise einzurichten oder zu verbessern.
Mit unserem Capture SmartStart Paket können Sie innerhalb einer Woche startklar sein.
Wie ist das möglich?
- Vorkonfigurierte Workflows für Ressourcenanfragen und -zuweisungen.
- Gebrauchsfertige Dashboards mit Kapazitäts-Heatmaps und Auslastungsanalysen.
- Ein umfassendes Success Playbook mit definierten Rollen, Prozessen und Governance.
- Rollenbasierte Schulungen, die auf Ressourcenmanager, Projektmanager und Finanzcontroller zugeschnitten sind.
- Best-Practice-Konfigurationen auf der Grundlage bewährter Implementierungsmuster.
Wir möchten Sie bei der effektiven Nutzung der ServiceNow SPM Resource Management-Plattform unterstützen.
Unser umfassendes Success Playbook basiert auf den drei entscheidenden Komponenten für einen effektiven Betrieb: Menschen (Rollen), Prozesse und Technologie/Tools.
Dieser einzigartige Ansatz ermöglicht es Unternehmen, ihre Ressourcenmanagement-Initiativen vom ersten Tag an effektiv zu starten und nahtlos an ihre sich wandelnden Anforderungen anzupassen.
Sind Sie bereit, Ihr strategisches Portfoliomanagement in nur 4 Wochen zu transformieren?
Lösung Realer Herausforderungen im Ressourcenmanagement
Die Herausforderung: Ressourcenüberlastung und Mangelnde Transparenz
Teams sind überlastet, und Manager haben Schwierigkeiten, die Kapazitätsauslastung und den Aufwand für strategische Arbeit zu verfolgen. Ohne ein ordnungsgemäßes Ressourcenmanagement sehen sich Unternehmen folgenden Problemen gegenüber:
- Ressourcenkonflikte, wenn mehrere Projekte um dieselben Fähigkeiten konkurrieren.
- Überlastung, die zu Burnout und Qualitätseinbußen führt.
- Schlechte Prognosen aufgrund fehlender historischer Daten zum Arbeitsaufwand.
- Strategische Fehlausrichtung, wenn operative Arbeit strategische Initiativen verdrängt.
Die Lösung: Integrierte Ressourcenplanung und -verfolgung
Unser SmartStart-Ansatz begegnet diesen Herausforderungen mit drei Kernkompetenzen:
- Workflow für Ressourcenanforderung und -zuweisung:
Projektmanager können bestimmte Fähigkeiten oder namentlich genannte Personen anfordern, während Ressourcenmanager die Ressourcen auf der Grundlage der Verfügbarkeit und der Eignung für die jeweilige Rolle zuweisen. Auf diese Weise entsteht ein strukturierter Ansatz für die Ressourcenzuweisung, der die Projektanforderungen mit den Kapazitätsbeschränkungen in Einklang bringt. - Kapazitätsplanung nach Rolle oder Team:
Visuelle Heatmaps helfen dabei, über- und unterausgelastete Ressourcen in verschiedenen Portfolios zu identifizieren, was ein proaktives Kapazitätsmanagement und strategische Entscheidungen über Ressourceninvestitionen ermöglicht. - Aufwandserfassung mit Timecards:
Benutzer reichen wöchentliche Timecards ein, die direkt mit Projekten, Anforderungen oder operativen Aufgaben verknüpft sind. Manager können die geschätzten mit den tatsächlichen Stunden vergleichen, um die Prognosen für die Zukunft zu verbessern und die Verantwortlichkeit sicherzustellen.
Wichtige Konfigurationen, die Wir Liefern
Unsere SmartStart-Implementierung umfasst diese wesentlichen Konfigurationen:
- Kapazitätsplanung nach Rollen-, Team- und Abteilungsebenen.
- Workflows für Ressourcenanfragen und -zuweisungen mit Genehmigungsprozessen.
- Timecard Management einschließlich Kategorien, Genehmigungsabläufen und automatisierten Erinnerungen.
- Implementierung einer jährlichen und mehrjährigen Planung für Finanz- und Ressourcenprognosen.
- Top-down-Planung im Gegensatz zu einer Bottom-up-Prognoseausrichtung für eine realistische Kapazitätsplanung.
- Dashboards zur Portfoliokontrolle ein, die Kosten, Ressourcen und Projektkennzahlen anzeigen.
- Dokumentation des gesamten Ressourcenmanagementprozesses im Success Playbook.
- Umfassende Schulungen für Ressourcenmanager, Projektmanager und Finanzcontroller.
Der Prozess
Der Ressourcenmanagementprozess bietet Ihnen:
Die Ressourcenmanagement-Anwendung ermöglicht es Ressourcenanforderern wie Projektmanagern oder Change Managern, Ressourcenzuweisungen zu erstellen, Ressourcen anzufordern und die Verfügbarkeit und Auslastung von Ressourcen im gesamten Portfolio zu analysieren.
- Ressourcenmanager verwenden die Anwendung, um Ressourcen für Aufgaben zuzuweisen, und arbeiten dabei mit allen Aufgaben auf der Plattform, einschließlich Projektaufgaben, Incidents, Problemen oder Änderungen.
- Ressourcen Anforderer können Ressourcenzuweisungen erstellen, in denen die für Aufgaben erforderlichen Gruppen- oder Benutzerressourcen angegeben werden. Sie können die Verfügbarkeit von Ressourcen überprüfen und Anpassungen an ihren Ressourcenzuweisungen vornehmen, bevor sie formelle Anfragen einreichen.
- Ressourcenmanager erhalten Einblick in die Kapazität, Verfügbarkeit, bestehenden Zuweisungen und Auslastung der angeforderten Ressourcen und können so fundierte Zuweisungsentscheidungen auf der Grundlage der tatsächlichen Ressourcenkapazität und strategischen Prioritäten treffen.
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Ressourcenmanager können die Termine für die Ressourcenzuweisung, die Ressourcen, die angeforderten Stunden und die vorgeschlagenen Zuweisungen anpassen, um die Ressourcennutzung im gesamten Portfolio zu optimieren.
Optimierung Ihres Ressourcenmanagement-Ansatzes
Wir stellen häufig fest, dass Unternehmen unterschiedliche Ansätze für das Ressourcenmanagement verfolgen. Für größere Unternehmen, die gerade erst mit dem Ressourcenmanagement beginnen, ist das Ressourcenmanagement auf individueller Ebene in der Regel überdimensioniert und erfordert einen zu hohen Verwaltungsaufwand, um sinnvolle Vorteile zu erzielen.
Größere Unternehmen möchten in der Regel Engpässe auf einer höheren Ebene identifizieren, um festzustellen, wo sie bei der Arbeit an Projekten oder agilen Aufgaben innerhalb bestimmter Roadmaps oder Portfolios auf Herausforderungen stoßen werden. Das bedeutet, dass wir je nach Organisationsstruktur Ressourcen auf der Grundlage folgender Faktoren zuweisen können:
- Organisationsstruktur (Abteilungen, Geschäftsbereiche).
- Rollenbasierte Zuweisung (Architekten, Entwickler, Analysten).
- Team-basierte Zuweisung für agile Lieferorganisationen.
Auf hoher Ebene hilft dieser Ansatz dabei, zu bestimmen, wo mehr interne oder externe Ressourcen hinzugefügt werden müssen, um Roadmap-Elemente rechtzeitig und im Rahmen des Umfangs fertigzustellen. Für fortgeschrittenere Organisationen bleibt eine individuelle Planung auf Ressourcenebene mit Kompetenzverfolgung möglich, wobei die Informationen automatisch auf Abteilungsebene, Rollenebene oder Teamebene aggregiert werden, um die Transparenz für die Führungskräfte zu gewährleisten.
Buchungsmanager: Optimierung der Verwaltung
Aus prozessualer Sicht setzen wir manchmal Buchungsmanager ein, um den Verwaltungsaufwand zu verringern. Sie können:
- Termine für Gespräche mit Projekt- oder Produktmanagern vereinbaren, um den Ressourcenbedarf zu besprechen.
- Die erforderlichen Termine und Spezifikationen auf der Grundlage strukturierter Gespräche in das System eingeben.
- Zuweisungsbesprechungen mit Ressourcenmanagern durchführen, um individuelle Buchungen für bestimmte Ressourcenanfragen vorzunehmen.
- Die Datenkonsistenz sicherstellen und den Verwaltungsaufwand für die Projektteams reduzieren.
Dieser Ansatz fördert die Akzeptanz und vermeidet gleichzeitig Dateninkonsistenzen, die bei der Implementierung von Ressourcenmanagementsystemen häufig auftreten.
Die Tools: ServiceNow SPM Resource Management
Eine zentralisierte Softwarelösung ist für die Unterstützung von Ressourcenmanagementfunktionen von entscheidender Bedeutung. Capture SmartStart optimiert die funktionsreiche Oberfläche der ServiceNow SPM-Plattform für eine abgestimmte und praktische Nutzung, angepasst an die im Success Playbook beschriebenen Rollen und Prozesse.
Der Resource Management Workspace bietet einen zentralen Ort für die Anzeige und Verwaltung von Ressourcenzuweisungen, Kapazitätsplanungen und Auslastungsanalysen in Echtzeit und gibt Ressourcenmanagern die Transparenz, die sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.
Erste Schritte mit dem Ressourcenmanagement
Das Capture SmartStart-Angebot für das Ressourcenmanagement umfasst ein Success Playbook mit klar definierten Rollen und Prozessen für Effizienz und Konsistenz sowie eine zentralisierte, benutzerfreundliche Plattform für eine effektive Ressourcenplanung und -zuweisung. Unser Angebot ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, die Ressourcennutzung zu optimieren, Engpässe zu beseitigen und sicherzustellen, dass strategische Initiativen die für ihren Erfolg erforderlichen Ressourcen erhalten.
Sind Sie bereit, Ihr strategisches Portfoliomanagement in nur 4 Wochen zu transformieren?
Erfahren Sie mehr über Capture SmartStart
Haben Sie unsere vorherigen Artikel zu Idee- und Demand Management sowie Projektmanagement verpasst? Lesen Sie sie jetzt und bleiben Sie dran für die nächste Folge der Capture SmartStart-Reihe.