Bringen Sie Strategie und Umsetzung mit ServiceNow Enterprise Architecture und SPM in Einklang.
Ein Artikel unseres Experten, Gergely Talabér.
In der heutigen, hochdynamischen digitalen Wirtschaft kann die Kluft zwischen Geschäftsstrategie und IT-Umsetzung riesig erscheinen. Das führt oft zu finanziellen Einbußen. Unternehmen investieren viel in strategische Planung, nur um dann zu sehen, wie ihre Initiativen aufgrund falsch ausgerichteter Projekte, redundanter Technologie oder eines Mangels an Transparenz darüber, wie IT-Ausgaben das Geschäft tatsächlich unterstützen, scheitern.
An dieser Stelle kommt die leistungsstarke Synergie zwischen dem Enterprise-Architecture-(EA)- und dem Strategic-Portfolio-Management-(SPM)-Modul von ServiceNow ins Spiel. Sie ist nicht nur vorteilhaft, sondern für den finanziellen Erfolg und die strategische Agilität eines Unternehmens entscheidend.
Als erfahrener ServiceNow-Architekt habe ich aus erster Hand erlebt, wie ein gut integriertes EA- und SPM-Framework die Fähigkeit eines Unternehmens verändert, seine Zukunft zu visualisieren, den Weg dorthin zu planen und die Finanzierung sicherzustellen. Es geht um mehr als nur die Verwaltung von Anwendungen: Es geht darum, sicherzustellen, dass jeder für die IT ausgegebene Dollar eine strategische Investition ist, die das Unternehmen vorantreibt.
Die Grundlage: Enterprise Architecture als Strategischer Kompass
Bevor wir über das Management eines Projektportfolios sprechen können, müssen wir uns ein klares Bild von unserer aktuellen Situation und unserem gewünschten zukünftigen Zustand machen. Dies ist der Bereich der Enterprise Architecture . Das EA-Modul in ServiceNow bietet einen ganzheitlichen Überblick über Ihre Geschäftsfähigkeiten, Anwendungen, Daten und Technologien.
Es beantwortet grundlegende Fragen wie:
- Was sind unsere Kerngeschäftsfunktionen und welche Anwendungen unterstützen sie? (Business Capability Mapping)
- Wo haben wir technische Schulden, veraltete Systeme oder Anwendungsredundanzen? (Application und Technology Portfolio Management)
- Was sind die kritischen Abhängigkeiten zwischen unseren Anwendungen und der zugrunde liegenden Infrastruktur?
Durch die strenge Bewertung von Anwendungen anhand der Kriterien Geschäftswert, technisches Risiko, Kosten und funktionale Eignung ermöglicht EA Unternehmen, über die reine Bestandsverwaltung hinauszugehen und eine echte Anwendungsrationalisierung zu erreichen.
Stellen Sie sich vor, Sie identifizieren fünf verschiedene Anwendungen, die im Wesentlichen dieselbe Funktion erfüllen. Ohne Enterprise Architecture (EA) würde diese Redundanz möglicherweise unbemerkt bleiben und zu unnötigen Lizenz-, Wartungs- und Supportkosten führen. Dies ist eine stille Belastung für das Budget.
Mit EA erhalten Sie die notwendigen Erkenntnisse, um diese Anwendungen strategisch aus dem Verkehr zu ziehen, zu konsolidieren oder zu modernisieren. Das wirkt sich direkt auf Ihre Betriebskosten (OpEx) aus und setzt Mittel für Innovationen frei.
Die Fähigkeit von EA, mithilfe des Technology Portfolio Managements (TPM) veraltete Technologien zu identifizieren, hat ebenfalls erhebliche finanzielle Auswirkungen. Durch die proaktive Identifizierung von ausgedienten Hardwarekomponenten oder nicht mehr unterstützter Software können planmäßige Upgrades oder Ersatzbeschaffungen durchgeführt werden. Dadurch werden kostspielige Notfallreparaturen oder potenzielle Sicherheitsverletzungen vermieden, die massive finanzielle Strafen und Reputationsschäden nach sich ziehen können. Diese proaktive Haltung verlagert die Ausgaben von reaktiven Notfallmaßnahmen hin zu strategischer Planung und Investitionen.
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Die Lücke schließen: Die Leistungsfähigkeit der integrierten Planung mit SPM
Sobald EA ein klares Bild davon vermittelt, was zu tun ist – sei es die Modernisierung einer kritischen Anwendung, die Deaktivierung eines Altsystems oder die Implementierung einer neuen Funktion –, übernimmt das Strategic Portfolio Management die Rolle des Motors für die Umsetzung und Priorisierung von Investitionen. Hier treffen Strategie und Finanzen aufeinander.
ServiceNow SPM wurde entwickelt, um Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Anforderungen, Projekte und Portfolios zu unterstützen und die Ausrichtung auf strategische Ziele sicherzustellen. Die finanzielle Integration zwischen EA und SPM ist besonders überzeugend:
Demand Management und Kostenverteilung:
Wenn EA einen Bedarf identifiziert (z. B. „Modernisierung der Fähigkeiten im Kundenbeziehungsmanagement”), wird dieser zu einem Demand in SPM. Sobald sich dieser weiterentwickelt, kann die Finanzplanung beginnen. Die ersten Kostenschätzungen für Entwicklung, Lizenzierung, Infrastruktur und laufende Wartung können direkt mit den vorgeschlagenen Arbeiten verknüpft werden. So können Finanzteams den potenziellen Return on Investment (ROI) bewerten, bevor erhebliche Ressourcen gebunden werden.
Entscheidend ist, dass Unternehmen durch die Rückverfolgung dieser Kosten auf bestimmte in EA identifizierte Geschäftsfähigkeiten oder Anwendungen Transparenz darüber gewinnen, wohin ihr Geld fließt und welchen geschäftlichen Nutzen es bringen soll. Dadurch werden IT-Ausgaben von einer Kostenstelle zu einer strategischen Investitionskategorie.
Investitionspriorisierung und Portfolioausgleich:
Mit einem robusten EA-Framework, das den strategischen Kontext liefert, ermöglicht SPM die finanzielle Priorisierung von Initiativen. Stellen Sie sich vor, eine EA-Analyse ergibt, dass eine bestimmte Anwendung zwar kritisch ist, aber gleichzeitig einen hohen Kosten- und Risikofaktor darstellt. Gleichzeitig legt eine andere Analyse nahe, in eine neue mobile Anwendung zu investieren, um ein wachsendes Marktsegment zu erschließen.
SPM ermöglicht es der Unternehmensleitung, diese Initiativen nicht nur hinsichtlich ihres strategischen Nutzens (basierend auf den Erkenntnissen der EA zu Fähigkeitslücken oder Chancen) zu vergleichen, sondern auch hinsichtlich ihrer finanziellen Tragfähigkeit. Die Budgetierungsmodelle innerhalb von SPM können direkt auf die mit jedem Projekt verbundenen Kostendaten zurückgreifen und ermöglichen so eine „Was-wäre-wenn”-Szenario Planung zur Optimierung der Ausgaben im gesamten Portfolio.
Sollten wir mehr Investitionsausgaben (CapEx) für die Entwicklung der neuen Anwendung bereitstellen oder uns auf Betriebsausgaben (OpEx) konzentrieren, um die bestehende Anwendung zu stabilisieren?
EA liefert den Kontext und SPM die finanziellen Hebel, um diese Entscheidungen zu treffen.
Unterscheidung zwischen Kapital- und Betriebsausgaben:
Ein erheblicher finanzieller Vorteil ergibt sich aus der klaren Unterscheidung und Verfolgung von CapEx und OpEx innerhalb des integrierten Rahmens. Projekte, die auf Erkenntnissen aus EA basieren, wie z. B. die Entwicklung einer neuen Anwendung, können als CapEx klassifiziert werden und wirken sich anders auf die Bilanz aus als laufende Wartungsarbeiten oder Cloud-Abonnements (OpEx).
Die Finanz-Dashboards von SPM können Ausgaben auf diese Weise segmentieren und liefern Finanzabteilungen die detaillierten Informationen, die für eine genaue Buchhaltung, Steuerauswirkungen und Finanzberichterstattung erforderlich sind. Diese präzise finanzielle Kategorisierung, die auf den in EA identifizierten, strategischen Zielen basiert, stellt sicher, dass die IT-Ausgaben nicht nur mit den Geschäftszielen, sondern auch mit den Anforderungen der Finanzkontrolle und den gesetzlichen Vorschriften in Einklang stehen.
Echtzeit-Kostenübersicht und -verfolgung:
Während Projekte ihren Lebenszyklus in SPM durchlaufen, können die tatsächlich angefallenen Kosten (von der Ressourcenzuweisung (Arbeitskosten) bis hin zu Ausgaben für externe Anbieter und Cloud-Nutzung) mit den geplanten Budgets abgeglichen werden. Diese kontinuierliche Finanzüberwachung ist von unschätzbarem Wert.
Wenn ein Projekt, das auf einer EA-Empfehlung basiert, sein Budget zu überschreiten beginnt, können die Beteiligten dies in Echtzeit erkennen und sofort Korrekturmaßnahmen ergreifen. Dies verhindert finanzielle Überraschungen und stellt sicher, dass strategische Investitionen innerhalb der zugewiesenen Finanzrahmen bleiben.
Rationalisierung und Kostenvermeidung:
Die Integration ermöglicht auch eine erhebliche Kostenvermeidung. EA kann redundante Anwendungen aufzeigen, und SPM kann dann die Projekte verfolgen, die zu deren Konsolidierung oder Stilllegung dienen.
Die finanziellen Vorteile dieser Rationalisierungsbemühungen – wie reduzierte Lizenzgebühren, niedrigere Wartungsverträge und geringere Infrastrukturkosten – können innerhalb von SPM explizit berechnet und ausgewiesen werden, wodurch konkrete Einsparungen aufgezeigt und zukünftige Investitionen in EA-gesteuerte Initiativen gerechtfertigt werden. Dies geht über die reine Kostenverfolgung hinaus und zeigt aktiv die Schaffung von finanziellem Mehrwert auf.
Das ganzheitliche Finanzbild
Letztendlich schafft die enge Kopplung von ServiceNow Enterprise Architecture und Strategic Portfolio Management ein robustes, finanzbewusstes Ökosystem. Es verwandelt die IT von einer wahrgenommenen Kostenstelle in einen strategischen Werttreiber.
Unternehmen profitieren von:
- Finanzielle Weitsicht: Die Fähigkeit, IT-Initiativen mit einem tiefen Verständnis ihrer architektonischen Auswirkungen und ihres geschäftlichen Werts zu planen und zu budgetieren.
- Optimierte Ausgaben: Sicherstellung, dass jeder für IT-Projekte bereitgestellte Dollar mit den strategischen Zielen übereinstimmt und zu definierten Geschäftsergebnissen beiträgt.
- Verantwortlichkeit und Transparenz: Klare Sichtbarkeit, wie sich IT-Investitionen in konkrete Verbesserungen der Geschäftsfähigkeiten umsetzen lassen, unterstützt durch eine präzise Finanzverfolgung.
- Risikominderung: Proaktive Bewältigung technischer Schulden und Altsysteme, wodurch kostspielige Ausfälle, Sicherheitsverletzungen und Strafen wegen Nichteinhaltung von Vorschriften vermieden werden.
Durch die Ausschöpfung des vollen Potenzials dieser Integration können Unternehmen ihre digitale Transformation souverän gestalten, finanziell fundierte Entscheidungen treffen, die direkt mit ihren strategischen Zielen verknüpft sind, und so eine Architektur aufbauen, die nicht nur das Geschäft unterstützt, sondern auch aktiv den finanziellen Erfolg vorantreibt.