Den Wert des IT-Finanzmanagements erschließen

Warum Budgetierung, Prognosen und Kostenkontrolle wichtiger denn je sind.

Je stärker sich Unternehmen auf digitale Tools verlassen, desto wichtiger wird eine klare finanzielle Rechenschaftspflicht in der IT. Das IT-Finanzmanagement (ITFM) bietet einen strukturierten Ansatz, um Technologieinvestitionen mit dem Geschäftswert in Einklang zu bringen.

Wofür steht IT-Finanzmanagement?

ITFM bezeichnet die Praxis der Verwaltung, Budgetierung, Buchhaltung und Abrechnung von Aktivitäten im Zusammenhang mit den IT-Diensten einer Organisation. Das Hauptziel besteht darin, IT-Ressourcen effizient zu nutzen und sicherzustellen, dass das Unternehmen von seinen Technologieinvestitionen profitiert.

• Budgetierung: Planung der IT-Ausgaben.
• Buchhaltung: Ausgabenverfolgung und -prognose

Es werden alle Ist-Zahlen gesammelt und mit den Plänen verglichen, die während des Budgetierungsprozesses erstellt wurden.

• Verrechnung: Kostenzuweisung, um die Kosten zu erfassen und zu entscheiden, wie sie zugewiesen werden sollen.

Chargeback: Die Kosten werden bestimmten Geschäftsbereichen zugeordnet und auf diese Weise verrechnet.

Showback: Die Gesamtkosten werden auf die verschiedenen Geschäftseinheiten aufgeteilt. Beispielsweise werden die Kosten für den Cloud-Speicher durch den Umfang des von den einzelnen Einheiten genutzten Speichers geteilt.

Die Bedeutung und der Zweck von ITFM

Die wichtigsten Grundsätze bei allen Bemühungen im Bereich der IT-Finanzen sind Sichtbarkeit, Verantwortlichkeit und Transparenz aller IT-Kosten. Aber wenn wir über Finanzen sprechen, reicht es nicht aus, alle Kosten zu sehen, wir müssen auch sicherstellen, dass diese Informationen für die Planung und Prognose genutzt werden können.

Im Grunde geht es bei ITFM um 3 Hauptaufgaben:

• Erfassung aller Ist-Kosten in einer 360-Grad-Sicht: ServiceNow verbindet Finanzdaten und operative Aktivitäten.
• Investitionsplanung und Finanzierung: bietet uns Strategic Portfolio Management (SPM).
• Die Fähigkeit, diese beiden zu vergleichen, um die Prozesse zu optimieren.

Der Schlüssel zu den Ist-Zahlen in ServiceNow: Expense Lines

Wenn Sie in ServiceNow die IT-Istwerte analysieren wollen, führt alles zurück zu den Expense Lines. Diese Tabelle und ihre Datensätze enthalten alle Informationen zu den Kosten:

• Kerndaten: Beträge, wichtige Daten, Lebenszyklen
• Zuweisungsdaten: Kostenstellen, Geschäftseinheiten, Bestellungen und Verträge
• Fähigkeit, bei Bedarf Abschreibungen zu verarbeiten.
• Weitere Anpassungen, um andere Verbindungspunkte und Gruppierungen zu finden.

Die Expense Lines können an jeden Datensatz in jeder Tabelle gebunden werden. Es gibt bereits vorkonfigurierte Verknüpfungen zu Anlagen und allen Arten von Aufgaben. Und diese Verbindungen bedeuten, dass die Aufwandszeilen uns alles in Bezug auf die wichtigsten ServiceNow-Module zeigen können.

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Wie sich ITFM mit ServiceNow-Modulen integriert

SPM ist der perfekte Ort, um die Finanzen in ServiceNow zu verwalten. Das Modul bietet eine umfassende Planung auf Projekt- und Portfolioebene und fasst die erwarteten Kosten in Kostenpläne zusammen. ServiceNow erstellt mithilfe des Ressourcenmanagements außerdem Kostenpläne auf Basis von Zuweisungen und Tarifmodellen auf Gruppenebene.

Im Bereich Forecasting stellt ServiceNow Tools bereit, mit denen sich die Pläne mit den tatsächlichen Ausgaben vergleichen lassen, um die Ausgabenverfolgung zu optimieren.

Schließlich können Dashboards von Grund auf mit sofort einsatzbereiten, anpassbaren Berichten erstellt werden, die mit Echtzeitdaten arbeiten. Mithilfe dieser Berichte können alle Kosten nach Abteilungen, Geschäftsbereichen, Serviceangeboten oder Produkten aufgeschlüsselt angezeigt werden.

Das Asset Management liefert eine große Menge aktueller Daten, da jedes Asset in ServiceNow eine Kostenzeile erzeugt – entweder für Hardware oder Software. Mithilfe dieses riesigen Datensatzes können wir die Asset-Kosten auf verschiedenen Ebenen analysieren.

Das Lizenzmanagement bietet darüber hinaus die Möglichkeit, die Nutzung von Softwarelizenzen zu analysieren. So lassen sich Schmerzpunkte identifizieren, bei denen ein Kostenanstieg zu erwarten ist oder eine Kostensenkung möglich ist.

Das Contract Management ist ebenfalls Teil von ITAM. In der Tabelle „Contract Rate Card“ sind alle wichtigen Daten zu vertragsbezogenen Ausgaben enthalten. Mithilfe des Moduls „Overview” können diese Ausgaben überprüft werden.

Im Falle von ITSM bietet das Finanzmanagement über die CMDB einen Einblick in die Servicekosten und liefert damit genügend finanzielle Informationen, um überhöhte Ausgaben und Redundanzen zu identifizieren.

Da es bei ITSM darum geht, Probleme bei der Erbringung von Dienstleistungen aufzuspüren und zu beheben, ist es auch wichtig, die Kosten für diesen Prozess zu erfassen. Die Erstellung und Verwaltung von Timecards zeigt uns, wie viel Zeit unsere Teams für jeden Incident oder jedes Problem aufwenden. Die Abteilung Change-Management verwaltet derweil die mit der Lösung verbundenen Kosten.

Bei der Unternehmensarchitektur geht es um die Optimierung der technologischen Infrastruktur eines Unternehmens. Daher ist es unerlässlich, sie mit finanziellen Maßnahmen zu verknüpfen.

Mithilfe der Total Cost of Ownership (TCO) können wir die Nutzung der IT-Infrastruktur besser verstehen. Wir können unsere Abläufe optimieren und rationalisieren und dabei die Kosten senken, indem wir überschneidende Applikationen identifizieren.

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Fazit: Einsatz von ITFM

Die ITFM-Implementierung ist keine leichte Aufgabe, da es sich nicht um ein eigenständiges Modul innerhalb von ServiceNow handelt. Es ist komplex und mit allem auf der Plattform verbunden. Aber gerade diese Komplexität macht es in ServiceNow so wertvoll.

Es bietet eine:

• vollständige, einheitliche Sicht auf alle Kosten,
• datengestützte Planung,
• verbesserte Kontrolle der Kosten von Lieferanten und Anlagen,
• Anpassung der Investitionen und
• Kostenoptimierung.

Vorteile für Stakeholder

• Finanzmanager: haben einen vollständigen Überblick über die IT-Ausgaben und können fundierte Entscheidungen über Investitionen und Kostenoptimierungen treffen.
• Budgetanalysten: können auf Echtzeitdaten zugreifen, ihre Arbeit in Bezug auf Budgetierung und Prognosen automatisieren und fortschrittliche Tools für variable Analysen und Finanzberichte nutzen.
• Projekt- und Portfoliomanager: können die Investitionsfinanzierung besser an den Unternehmenszielen und -strategien ausrichten und den finanziellen Zustand ihrer Projekte und Portfolios verfolgen.
• Asset-Managers: können Anlagen über den gesamten Lebenszyklus hinweg verfolgen und die Anlagennutzung optimieren, um die Verschwendung von Ressourcen zu vermeiden.
• Enterprise Architekten: können TCO-Analysen durchführen und redundante sowie sich überschneidende Systeme identifizieren.
• Service-Owners/Managers: haben ein besseres Verständnis der Kosten für die Servicebereitstellung, um Änderungen für Optimierungen vorzunehmen und bessere Servicepreise zu erstellen.

Bleiben Sie dran für die nächste Episode unserer Serie zum Thema IT-Finanzmanagement!